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事務や総務部など社内にチャットボットを導入するメリットとは

本記事では事務や総務部など社内にチャットボットを導入するメリットについて説明していきます。

1、FAQや社内マニュアルと何が違うのか

社内での業務効率化や情報共有のために業務での規則や定型化している共有事項などを
よくある質問としてFAQに纏めていたり、新入社員向けのマニュアルとして用意しているケースは一般的ですが、
これらの施策とチャットボットでは何が違うのでしょうか。

必用な情報を探す手間を省ける

FAQやマニュアルを作成しても膨大な情報の中から必要なものを逐一探すのは時間的にも作業的にも大きな負担になります。
そのため、上司や担当者など詳しい人に直接聞いてしまい使用頻度が上がらない、業務負担軽減には至らない、などの問題点がよく上がります。
チャットボットでは分かりやすいUIで会話のように感覚的に検索が可能なため、ユーザーに負担をかけずに必要な情報まで辿りつけるように導くことが可能です。

AI(機械学習)型なら情報の更新も簡単に行える

AI(機械学習)型のチャットボットなら、新しい情報を学習させるだけで自動的に回答を更新することが可能なので変更の多い内容でも安心して活用できます。

2、チャットボットをリモートワークに導入するメリット

新型コロナウイルス感染症への対策として、多くの企業でリモートワークが導入されました。
リモートワークは移動時間のコスト削減や従業員への働き方改革など大きなメリットがある半面、社内間で対面のコミュニケーションが減ることによって情報共有が滞り業務に支障が出るリスクもあります。
このようなリモートワークのデメリットを受けて、社内向けにチャットボットを導入する企業も多く出てきました。

2-1、担当者の出社の有無に関わらず問い合わせできる

リモートワークになったことで担当者の休みや会議などで離席している時間などが把握しずらくなり、
休日に仕事の問い合わせの催促が多発したり、業務時間内なのに急ぎの問い合わせの返信が遅れていて苛立ったりなど、
出社している時には無かったコミュニケーショントラブルが発生していることがあります。
対応できる問い合わせはチャットボットで自己解決できる環境はリモート間でのコミュニケーションのストレスを減らす大きな助けになります。

2-2、無駄な工数の削減につながる

リモートワークを実施したことで、勤務体制が変わり経理や総務では社内からの問い合わせ件数が増加しました。
また、普段口頭で済ませていた質問も全て個別にリモートで問い合わせが来るため、全て一人一人に個別で対応していると大きな業務負担になります。
よくある質問にチャットボットで自動対応する仕組みがあれば、こういった無駄な工数を削減できるのがメリットです。

3、社内問い合わせに活用、チャットボット導入事例

3-1、製造業

専門知識の多い製造業では「新しい設備の使い方がわからない」「引継ぎの業務負荷の軽減」などの問題に直面していましたが、
社内向けのチャットボットを導入することで業務負荷の緩和に繋がりました。

3-2、管理部(人事・総務)

「育児休暇の規定が分からない」「年末調整の書き方が分からない」「領収書の申請方法が分からない」「勤怠の修正方法が分からない」「交通費精算の方法が分からない」数百、千といった規模の従業員を抱える企業ではこれらの問い合わせに対応するのも重労働でしたが、社内ポータル、ドキュメントを学習させるだけで誰でも簡単に欲しい情報を手に入れる事が可能になり、他の業務にリソースを回す余裕が出来ました。

4、まとめ

ここまで事務や総務部など社内にチャットボットを導入するメリットに対してまとめてきました。
チャットボットの導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にご不明点や活用法など、ご相談ください。

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