RPAは衰退している？ 市場の変化と課題について解説
2025.2.10
Contents
お役立ちコンテンツ
企業が業務効率化を実現するためには、クラウドツールの導入が不可欠といえます。その中でも注目されているのが、インターネット経由で簡単に利用できるSaaSです。SaaSを導入すれば、業務効率化やコミュニケーションの円滑化、コスト削減が期待できます。
本記事では、SaaSの基本概念や導入するメリット、導入時の課題と注意点などについて解説します。業務効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。
まずは、SaaSの基本概念をしっかりと理解し、貴社の業務効率化につながる可能性を探りましょう。以下2点からSaaSについて解説していきます。
SaaS（Software as a Service）は、クラウド上で提供されるソフトウェアで、インターネット経由で利用できます。
SaaSは従来のソフトウェアのように、CD-ROMやUSBメモリなどの記録媒体からパソコンにインストールする必要はなく、クラウド上の事業者のサーバーから必要な機能が提供されます。そのため、ユーザーはインターネット環境があれば、いつでもどこでもサービスの利用が可能です。
また従来のソフトウェアは買い切り型が多く、初期費用が高額になる傾向がありました。しかしSaaSの費用体系はサブスクリプションモデル（月額もしくは年額課金）が一般的で、従来に比べると初期費用を抑えられます。
クラウドの活用は、業務効率化の手段として有効です。情報をクラウド上で一元管理し、リアルタイムに共有することで、チームの連携が強化され、生産性が向上します。
またクラウドによるデータアクセス性の向上は、意思決定の迅速化にも貢献します。必要な情報をすぐに取り出せる環境は、ビジネススピードを向上させ、競争優位性を確立する上で不可欠でしょう。
SaaSを導入するメリットは主に以下の4点です。
SaaSは高額な初期投資が不要なため、特に中小企業やスタートアップ企業にとって導入のハードルが低くなる点がメリットです。毎月の利用料金を支払って利用する形態が多いため、導入時の初期費用を削減できます。
またSaaSの多くは無料トライアル期間を提供しており、導入前に機能を試せます。導入後のミスマッチを避けられ、コスト削減につながるでしょう。
ただし、契約プランによっては、長期的に見ると自社構築の方が安価になる場合もあるため注意が必要です。
運用負担の軽減ができることもSaaSを導入するメリットの一つです。SaaSではサービス提供事業者がソフトウェアの運用・管理を行うため、ユーザー側での運用負担が軽減されます。
従来のインストール型ソフトウェアでは、アップデートやセキュリティ対策などをユーザー自身で行う必要がありました。しかし、SaaSでは常に最新の状態に保たれたソフトウェアが提供されます。
またSaaSはクラウドサーバー上で動作するため、自社でサーバーなどのインフラを構築・維持する必要がありません。そのため、専門知識を持つ人材を確保する手間が省けるでしょう。
リモートワークが浸透した現代において、SaaSは時間と場所の制約から解放された働き方を可能にし、業務効率を向上させる大きな力となります。SaaSはインターネット環境があればIDとパスワードでどこからでもアクセスできるため、リモートワークに適したツールです。ソフトウェアがインストールされているパソコンではなくても、業務を遂行できます。
複数人での同時編集やリアルタイムな情報共有も容易であり、チームでのコラボレーション促進や生産性向上も期待できます。
SaaSはスモールスタートが可能であり、事業規模の拡大に合わせて柔軟にサービスを拡張できるため、スケーラビリティを確保しやすい点もメリットです。スケーラビリティとは、クラウドサービスの持つ、需要の変化に応じてシステムのリソースを柔軟に拡張・縮小できる能力のことです。
初期投資を抑えて小規模から導入できるため、新規事業のリスク軽減につながります。事業の成長に合わせてプラン変更やアカウント数の増減を柔軟に行えるため、無駄なコストを削減したい場合におすすめです。
SaaSは企業が業務効率化を目指す上で欠かせない存在です。ここでは、SaaSを活用した業務効率化の方法を解説します。
SaaSを活用すれば、手作業で行っていた多くの業務を自動化できます。例えば、定期的なレポート作成や請求書発行、承認ワークフローなどの作業時間の削減が可能です。
データ入力や転記作業などの定型業務を自動化すれば、ヒューマンエラーの防止や業務品質の向上にもつながり、作業の正確性とスピードが上がります。また従業員はより創造的な業務に注力できるようになるでしょう。
SaaSの導入により、組織全体の情報共有と活用を促進し、コミュニケーションをより円滑にすることもできます。部門ごとに管理されていた情報やデータをリアルタイムで共有すれば業務の透明性が高まり、迅速な意思決定につながるでしょう。
ビジネスチャットツールや社内SNSなどのコミュニケーションツールを活用すれば、部門間の壁を超えた情報共有や連携が簡単になります。必要な情報を迅速に伝えられるため、業務の効率が向上します。
チャットツールを活用すれば気軽に質問や相談ができ、時間や場所にとらわれない柔軟なコミュニケーションを実現できるでしょう。
SaaSを活用することで、データの一元管理ができます。例えば、クラウド型のグループウェアを導入すれば、本社勤務の従業員と社外で業務を行う従業員がリアルタイムで情報を共有でき、業務の効率化につながります。
また顧客データやファイルが整理されることで、全社的な活用が容易になるのも大きなメリットです。他にも、SaaS管理ツールを導入すれば、アカウントの作成や削除を一括で行えるため、手作業によるミスを防げます。
SaaSを導入することで、組織再編時にもデータを滞りなく引き継げるため、混乱を最小限に抑えられます。
SaaSの導入は、カスタマーサポートの効率化にもつながります。CRMによって顧客情報を一元管理すれば、担当者は必要な情報を迅速に把握し、的確な対応ができます。
またチャットボットを導入すれば、顧客からの定型的な問い合わせに自動で対応できます。資料請求や返品受付など、よくある質問に自動で対応することにより、顧客の自己解決を促進でき、問い合わせ件数を削減できるでしょう。
AI搭載のチャットボットであれば、顧客の質問内容を解析し、適切な回答を提示でき、より顧客満足度を向上させられます。カスタマーサポートに課題を抱える場合は、SaaSの導入を検討してみましょう。
SaaSの導入時には、さまざまな課題と注意点があります。スムーズな導入を実現するために、以下の点を押さえましょう。
SaaSを導入する際に、社内システムとの統合は重要な課題です。ベンダーが提供する機能には制限があり、自社開発のソフトウェアと比べてカスタマイズの自由度が低くなります。
既存の社内システムとの連携にはAPI連携などが考えられますが、カスタマイズできる範囲には制限があります。そのため、SaaS導入前に連携要件を明確にし、ベンダーとの十分な相談が不可欠です。
SaaSの導入に当たっては、既存の業務フローをSaaSの仕組みに適応させるという視点も必要です。導入前に業務フローの見直しや変更を検討しておきましょう。
SaaS導入時のセキュリティ対策は、データ漏えいや不正アクセスを防ぐ上で重要です。近年、クラウド上でのデータ管理が一般的になるにつれ、セキュリティリスクも増大しています。そのため、SaaSベンダーのセキュリティ体制を確認することが大切です。国際標準規格ISO27001の取得状況や、データセンターのセキュリティレベルなどを確認しましょう。
また自社のセキュリティポリシーに合わせたアクセス制御やデータ暗号化などの対策も必要です。ID管理や多要素認証を導入し、リモートワーク中の従業員や外部パートナーとの連携におけるセキュリティリスクを軽減しましょう。
SaaSは初期費用を抑えやすい反面、月額・年額制の料金体系が多く、長期利用ではコストが増加する可能性があります。
そのため、自社の利用規模や必要な機能を明確にし、将来的なコストを予測しましょう。利用人数やデータ通信量の増加を見据え、料金プランを比較検討することが重要です。
また無料トライアル期間を活用し、実際の使用感や費用対効果を検証してみましょう。長期契約割引や利用規模に応じた割引プランのあるSaaSであれば、コスト削減につながります。
SaaSの導入を成功させるためには、社内教育と運用ルールの策定が必須です。導入前に運用ルールを明確化することで、導入後の混乱を避けてスムーズな運用を実現できます。
そのためには、SaaSの利用目的や対象者を明確にし、担当者や役割分担を決定します。システム担当者を専任にするか兼任にするかなど、組織体制の検討も必要です。
また従業員向けの研修プログラムも策定しましょう。SaaSの機能や使い方だけではなく、セキュリティポリシーやデータ管理方法なども含めることで、従業員の理解を深まり適切な利用につなげられます。
SaaS導入による業務効率化の成功事例を紹介します。
国内100拠点からの消耗品調達を一手に担う企業では、拠点ごとに異なる発注方法や請求データ作成に多大な工数がかかり、発注ミスも頻発していました。そこで、購買管理プラットフォームを導入し、発注方法の一元化やペーパーレス化、価格比較ツールとしての活用を図りました。
これにより、発注時の価格交渉時間や支払業務にかかる時間を削減し、業務効率化を実現しています。また、オペレーションと発注方法を統一することで、誤発注の防止や発注統制を強化しました。
SaaSを活用して業務フローを可視化することで、購買管理の効率化とエラー削減を実現し、大幅な生産性向上を達成できます。
ある企業では働き方改革関連法案への対応と営業・保守部門の残業時間削減のため、VDI（仮想デスクトップ）を導入しました。外出先や自宅での報告書作成を可能にした結果、残業時間削減と営業効率向上を達成しています。
また他の企業では、育児や介護を行う社員にもテレワークを拡大し、柔軟な勤務体制を構築しました。社員からの評価も高く、他部門への展開も予定しています（※）。
テレワーク環境の整備やDX推進によるペーパーレス化、コミュニケーションツールの導入など、SaaSを活用した環境の整備により、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現し、業務効率を改善した事例です。
※参考：総務省.「令和4年度 テレワーク先駆者百選 取り組み事例」P11.
https://www.soumu.go.jp/main_content/000849418.pdf ,（参照2025-04-03）.
ある企業では、SaaS管理ツールを用いて、使用状況の一元管理を実現しました。不要な契約を特定し解約することで、年間数百万ドルのコスト削減を達成しています。セキュリティリスクを最小限に抑えつつ、オペレーションプロセスを効率化することにも成功しました。
また他の企業ではSaaS管理ツールを導入し、グループ全体で利用する約6,600ものアカウントの一元管理を実現しています。SaaSの導入によって、大きな費用削減効果を生み出しました。
SaaSはさまざまな業務を効率化する存在であり、DXを推進する企業にとって欠かせません。導入することで、円滑なコミュニケーションやコスト削減などのメリットがあります。ただし、SaaSにはカスタマイズ性やセキュリティ面に課題があるため、自社に合ったツールを慎重に選ぶことが重要です。
SaaSによる業務効率化を検討しているなら「amie AIチャットボット」がおすすめです。amie AIチャットボットは初期設定が簡単であり、社内の既存ドキュメントが最短約3分で学習可能な生成AIを活用したチャットボットツール。
amie AIチャットボットの導入を検討しているご担当者さまは、お気軽にお問い合わせください。
