ビッグデータで業務効率化を実現！ 成功事例と導入のポイントを徹底解説
2025.5.6
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ルーチンワークは企業が円滑に事業を行う上で必要な業務ですが、習慣的に行われている業務のため、非効率的になっているケースが少なくありません。ルーチンワークが抱える課題を解決できるツールとして、近年導入する企業が増えているのがRPAです。RPAを導入すると、どのようにルーチンワークの課題を解決できるのでしょうか。
本記事ではルーチンワークの概要や課題、RPAを活用したルーチンワークの自動化、導入のメリット、活用事例などを解説します。RPAによってルーチンワークを自動化すれば、業務時間を短縮しながらコストを削減でき、従業員の生産性向上にもつながります。ルーチンワークの効率化を目指したい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
目次
ルーチン（Routine）とは「日課」「決まった手順・動作」、ワーク（Work）は「仕事」の意味で、ルーチンワークは「日常的に繰り返し行う定型業務」を指します。
作業内容はもちろん、手順や方法も決まっていて、毎日・毎週・毎月などの頻度で、習慣としてマニュアル化された業務を行うのが特徴です。イレギュラーな対応が発生することはほとんどなく、業務担当者のスキルや知識による業務品質のばらつきが生じにくい傾向にあります。
ルーチンワークは、ルーティンワークやルーティン業務と呼ばれることもあります。ルーチンワークの対義語となるのは、個別対応が必要な営業やクレーム対応などの「非定型業務」です。また新たな製品の企画・開発などを生み出す「クリエイティブ業務」も、ルーチンワークとは対照的な業務です。
企業におけるルーチンワークの代表例には、以下のようなものがあります。
これらは基本的に業務内容が決まっており、マニュアルに沿って行う必要がある業務です。また出社時のメールチェックや朝礼も、ルーチンワークと見なされます。
職種で言えば、事務全般や受付、コールセンターのオペレーター、物流の仕分けや梱包、ビルや商業施設などの清掃員は、ルーチンワークが多くを占めます。
ルーチンワークにはさまざまな種類がありますが、どれも企業活動を行っていく上では欠かせないものです。しかし、ルーチンワークに課題を抱えている企業も少なくありません。ルーチンワークの主な課題を3つご紹介します。
ルーチンワークの課題の一つは、作業時間が増加することです。
マニュアルに沿って業務を行うルーチンワークは、無意識のうちに非効率的な方法で進めてしまったり、不要な作業をしてしまったりするケースも少なくありません。習慣として業務を繰り返し行うため、「業務効率を改善しよう」という意識が生まれにくく、作業時間が増加してしまいやすいです。
またルーチンワークの中には、膨大な作業が発生するものもあります。一つの作業にかかる時間がわずかな場合でも、作業効率が良い従業員とそうではない従業員では、総作業時間が大きく変わってしまいやすいです。従業員の作業効率によっては、作業にかなりの時間がかかってしまい、人件費が高くなってしまう恐れもあります。企業全体としての生産性に影響が出る可能性も高いでしょう。
ヒューマンエラーが発生しやすいことも、ルーチンワークの課題の一つです。
同じ業務を繰り返し行うルーチンワークは、業務に慣れるにしたが従い気の緩みや集中力の低下が生じ、ヒューマンエラーが発生しやすくなる傾向にあります。また、無意識の思い込みがミスにつながる可能性もあるでしょう。早く作業を終わらせたいあまり、「過去に問題がなかったから大丈夫だろう」という過信によって手順を飛ばしてしまい、大きな問題になってしまう可能性もはらんでいます。
ルーチンワークの課題として、従業員のモチベーション低下も挙げられます。
思考を巡らせてアイデアを出すような業務と異なり、ルーチンワークは単純作業の連続です。そのため目標を立てにくく、企業やチームに貢献しているという実感や達成感も得にくいでしょう。努力をしても周囲から十分な評価が得られないことで、モチベーションが下がってしまう人もいます。モチベーションが低下すると、前述した作業時間の増加やヒューマンエラーの発生にもつながりやすいです。
業務自体を退屈に感じてしまい、転職を考える人が出てくることや、人材不足に陥ってしまうこともあります。
ルーチンワークが抱える課題を解決するツールとして、近年注目されているのがRPAです。RPAはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、ソフトウェアロボットやAIを用いた業務自動化ツールを意味します。
RPAを導入すれば、ルーチンワークのうち、パソコンを使って行う作業の自動化が可能です。
ここからは、RPAの仕組みや得意とする業務について見ていきましょう。
RPAは、ルールや手順を事前に「シナリオ」として設定すると、それに沿ってソフトウェアやAIが業務を自動で行う仕組みになっています。
RPAの中にはプログラミングコードを使用しないシステムや、ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作で実行できるシステムも多く、専門的な知識を持たない人でも活用しやすいのが特徴です。
ちなみにRPAには、狭義と広義の2つの解釈があります。狭義のRPAは、手順や方法が決まっているルーチンワークを自動化するツールです。広義のRPAはAIを搭載しており、自然言語解析や画像解析、音声解析などを行えます。広義のRPAの場合、ルーチンワークだけではなく、非定型業務への活用も可能です。
RPAが得意とするのは、手順が決まっている業務です。RPAが得意とする代表的な業務を具体的に見ていきましょう。
毎月発生する請求書作成は、RPAが得意とする代表的な定型業務です。
会計ソフトから出力した請求一覧のExcelを基に、集計処理を実施し、取引先の求めるフォーマットに合わせて請求書を自動作成できます。予約設定が可能なRPAなら、時間を問わず請求書の自動作成を行うことも可能です。また作成した請求書の送信業務や受領した請求書の内容確認などの自動化もできます。
作成に時間がかかる日報や週報、月報の自動化も、RPAが得意とする業務の一つです。
RPAを活用すれば、社内システムに入力した売上などのデータや、メールに含まれる情報などを基に、自動でレポートが作成できます。Excelやコミュニケーションツール、チャットボットなどを活用して、自動化することも可能です。
RPAは、膨大なデータの処理や数値確認も得意としています。
人が行うと時間も手間もかかるデータ処理も、RPAを活用すれば、スピーディーかつ正確な処理が可能です。またデータ入力やデータ転記も自動化できるため、業務負担が軽減されます。
数値確認も、RPAが得意とする業務の一つです。
数値が合っているかどうかを照合する業務は、正確さが求められますが、人の手ではどうしてもミスが起こってしまいやすいです。また正確さを重視すれば、作業時間が増大してしまいます。RPAが数値確認を行えば、ミスを防ぎながら短時間で数値の確認が行えるでしょう。
RPAは情報収集も得意です。
RPAに収集したい情報を指示すれば、インターネット上に溢れる膨大な情報の中から、必要な情報を迅速に収集できます。自社や自社製品に関する口コミや評価の他、競合他社の製品に関する情報の自動収集も可能です。また収集した情報の加工も、自動で行えます。
複数アプリケーションでの連携が求められる業務も、RPAが得意とする業務の一つです。
RPAの中には、複数のアプリケーションの連携をシームレスに行い、定型業務を自動化できるものもあります。例えば、受信したメールから必要な情報を抽出してExcelに入力したり、複数のシステムからデータを抽出してレポートにまとめたりすることも可能です。
RPAは、通知やファイル送信を行うのも得意です。
例えば通知を送信する際は、進捗状況を確認し、通知すべき担当者を洗い出し、適切な内容を作成した上で送信する必要があります。RPAなら一連の流れを全て自動で行ってくれ、通知漏れの心配もありません。
また前述した請求書などのファイル送信の他、取引先への資料の送信を自動で行うこともできます。
問い合わせ対応も、RPAが得意とする業務の一つです。
顧客などから寄せられる問い合わせの中には、定型的なやり取りで完結するものも少なくありません。RPAを活用すれば、定型的なやり取りに自動回答が行える上、その内容をデータとして集計することも可能です。複雑な問い合わせに関しては、自動で担当者につなぐように設定することもできます。
RPAを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つのメリットをご紹介します。
RPAを導入するメリットの一つは、業務時間の短縮です。
これまでルーチンワークにかかっていた作業時間を短縮できるため、従業員の負担を軽減できるでしょう。空いた時間を他の業務に費やせるようになるため、企業全体の生産性向上にもつながります。
またRPAを使えば、時間を問わずデータ処理や情報収集を行うことが可能です。例えば、データ取得などのルーチンワークのために早朝出勤している従業員がいるのなら、RPA導入によって早朝の労働時間を削減できます。夜間の間に必要な作業が完了するように設定しておけば、翌日すぐに次のプロセスを行えるため、時間のロスも防げるでしょう。
シナリオを設定する際に、ルーチンワークの業務手順や作業内容を見直す必要があるため、RPAに自動化させる業務以外の業務の効率化にもつながるかもしれません。
コストが削減できることも、RPAを導入するメリットの一つです。
RPAを導入すれば、ルーチンワークにかかる作業時間を大幅に短縮できるため、作業に関わっていた従業員の人件費を抑えられます。自動化によって削減できる作業の量が多ければ多いほど、高いコスト削減効果が期待できるでしょう。ルーチンワークでかかっていた時間を削減して、他の業務に使えるため、残業が少なくなり、残業代も抑えられます。
業務によっては、時期によって作業量が増減するケースもありますが、RPAを導入すれば、作業量が多い時期でもRPAに業務を任せられるため、臨時で人材を雇用する必要もなくなるでしょう。人材の教育にかかるコストも同時に抑えられます。
業務の精度が向上することも、RPAを導入するメリットです。
前述した通り、ルーチンワークはヒューマンエラーが発生しやすいのが特徴です。ミスをなくそうと意識しても、完全に防ぐことは難しいでしょう。
RPAを活用すれば、設定したシナリオに沿って作業を行ってくれるため、シナリオが正確であればミスが発生する心配はありません。人間が行う作業のように、人によって業務品質にばらつきが生まれることもないため、安定した業務品質を維持できます。
業務の精度が上がれば、ミスの修正にかかる時間も削減できるため、業務効率化も目指せるでしょう。効率良く作業が進められれば、それだけ顧客への対応スピードも向上するため、顧客満足度向上にもつながります。
RPAを導入すれば、従業員の生産性も向上します。
ルーチンワークをRPAに任せれば、従業員はその他の業務に専念できます。利益に直結するコア業務にかける時間が確保できるため、生産性が向上しやすいです。
単純作業を繰り返し行うルーチンワークから解放されることで、従業員一人ひとりのモチベーションも維持しやすくなります。加えて、ルーチンワークにかかる作業時間が短縮され、時間外労働が少なくなることでも、従業員のモチベーションが向上するはずです。その結果、より仕事に前向きに取り組めるようになるため、さらに生産性が向上する効果が期待できるでしょう。
また従業員のモチベーションが維持できれば、離職率軽減にもつながります。人材不足の課題が解消されれば、企業全体の生産性も向上するはずです。
ここからは、RPAの具体的な活用事例をご紹介します。自社にRPAを導入する際の参考にしてみてください。
正確性が求められる経理業務には、RPAの導入が効果的です。
例えば、経費精算の場合、申請内容の確認や仕分け、精算までを自動化できます。申請された経路を基にして、運賃を確認し、申請額が正しいかをRPAが自動で判断してくれるため、精算業務にかかっていた業務負担を軽減できるでしょう。
また月末や月初に多くの作業が発生する請求書発行業務にも、RPAを活用できます。請求書発行のように特定期間に業務量が増える場合、一時的に従業員の負担が物理的にも精神的にも増大しがちです。RPAを導入すれば、従業員の負担を軽減しながら、必要な業務を効率良く行うことができ、送信までも自動化できます。
RPAは人事・総務業務を最適化するためにも、効果的なツールです。
例えば、勤怠管理や給与計算は、RPAが得意とする業務です。勤怠管理システムをRPAと連携させることにより、データのExcelなどへの転記や集計をRPAに任せられます。
また集計した勤怠データを基に、給与計算を自動化することも可能です。給与計算は、基本給だけではなく出勤日数、欠勤日数、手当や昇給の有無なども一人ひとり確認しながら行わなければなりません。
給与計算でミスが発生すると、従業員からの信頼を失うことにもつながります。RPAで給与計算を自動化すれば、各システムから必要なデータを抽出し、正確に計算してくれるため、ミスも防止できるでしょう。
RPAは、効率的なマーケティング業務もサポートしてくれます。
マーケティング業務では、膨大なデータを収集したり処理したりする作業が多く発生します。例えばRPAを活用し、インターネットやSNSなどの膨大な情報から、必要な情報を収集するように設定しておけば、市場調査の効率化が可能です。
またWebマーケティングで発生するデータ集計作業の自動化も行えます。自社サイトへのアクセスデータを収集し、集計まで行えるため、効果測定にかかる時間を短縮して、必要に応じた修正がスムーズに行えるようになるでしょう。データを基にしたレポート作成の自動化も実現できます。
加えて、収集したデータを分析するための作業も、RPAで自動化できます。データの重複や誤記などの修正を行うデータクレンジングや、抽出したデータを活用しやすいように加工するスクレイピングなどは、RPAで自動化できる代表的な作業です。
RPAの導入時には、いくつかクリアしなければならない課題も出てきます。ここからは、導入時の課題と対策を見ていきましょう。
RPAの導入効果を得るためには、まず業務フローを整理する必要があります。
ルーチンワークを効率化するRPAですが、どのような業務も得意としているわけではありません。RPAによる自動化が適した業務を見極めるには、業務フローを整理し、現状を把握する必要があります。現状を把握した上で、どのような業務が自動化できそうか検討してみましょう。また同時に、無駄な作業が発生していないか、業務フローを見直すことも大切です。
RPAにはさまざまな製品があり、それぞれ得意とする分野も異なるため、自動化したい業務によって適切なツールを選ぶことも大切です。導入前にRPAが適用可能な業務を明確にすることで、自社に合ったツール選びもしやすくなるでしょう。
RPA導入時には、導入コストと得られる利益が見合っているかを見極めましょう。
RPA導入には、初期費用やライセンス費用の他に、運用・保守にかかる費用なども発生します。費用相場はRPAの種類などによっても異なりますが、導入時はどの程度の費用が発生するかを把握しておくことが大切です。
その上で、RPAの導入によってどの程度の利益が見込めるか、ROI（Return on Investment）を試算しましょう。ROIは投資利益率のことで、投資した費用に対して、得られる利益やメリットがどの程度なのかを評価する指標です。RPAを導入しても期待する利益やメリットを享受できていないと判明した場合には、導入後の運用を見直す必要も出てきます。
ROIを高めたRPAの運用を行うには、導入時にROIを算出する基準を明確にしておくことが不可欠です。基準を明確にしておけば、導入後の費用対効果を見極めやすく、必要に応じた改善も行いやすくなります。
RPAを導入する際は、運用後に継続的な改善が必要になることも把握しておきましょう。
より効果的にRPAを運用するには、運用後に定期的に効果測定を実施することが大切です。期待するほど効果が得られていない場合は、必要に応じたメンテナンスやシナリオ修正といったチューニングなどを実施すれば、RPA導入によるROIを高められるでしょう。
運用後に継続的な改善が必要となることを踏まえ、導入時は効果測定のスケジュールを検討する必要があります。導入後のサポートが手厚いベンダーを選んでおけば、運用後の改善もスムーズに行えるでしょう。
ルーチンワークの自動化においては、RPAのような仕組みが一定の効果を発揮します。しかし、RPAはあらかじめ設定されたシナリオ通りにしか動作しないため、予期しない業務の変化には対応が難しく、さらに生成AIを併用した場合には「ハルシネーション（誤情報の生成）」といった課題も指摘されています。
こうした背景から、より精度の高い情報処理や柔軟な対応が求められる場面では、ハルシネーションの発生を抑える工夫がされたAIツールの活用が注目されています。
例えば、「amie AIチャットボット」は、既存の資料をもとに正確な情報を抽出できるAIツールとして、ルーチンワークの自動化だけでなく、情報の精度が求められる業務でも活用が可能です。
自動化ツールの選定にあたっては、効率性だけでなく、ツールごとの特性やリスクを理解し、業務内容に適したものを選ぶことが重要です。
