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2024.10.21
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近年、深刻な人手不足や働き方改革への対応を背景に、多くの企業で業務効率化が課題となっています。しかし、業務効率化の具体的な進め方が分からずに、悩んでいる方も少なくないでしょう。
そこで本記事では、業務効率化の定義からメリットやデメリット、具体的な進め方、業務効率化におすすめのツールなどを紹介します。社内の業務効率化を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
以下では、業務効率化の考え方を詳しく解説します。
業務効率化とは、業務プロセスから「ムリ」「ムラ」「ムダ」を省き、非効率な業務を改善する取り組みです。業務効率化によって業務にかかる時間や人的リソースなどを削減できるため、より生産性の高い業務に集中できるようになり、企業の利益を増大させられます。
近年、多くの企業で業務効率化が重要視されるようになったのは、主に2つの理由があります。
1つ目は、働き方改革の推進です。残業時間の削減、有給休暇の取得推進、働く場所の自由化などが求められている中、生産性を維持するには業務効率化に取り組む必要があります。
2つ目は、日本国内の少子高齢化による深刻な人材不足です。生産年齢人口が減少しているため、企業にとって優秀な人材の確保は簡単ではありません。少ない人員でも多くの成果を出すことが求められているため、業務効率化が重要視されています。
「業務効率化」と似た言葉に「業務改善」がありますが、それぞれの意味は異なります。
業務改善とは業務上の課題を解消し、より良い方法や手順へ変更する取り組みです。一方、業務効率化とは、作業工程や人員配置などで非効率なものを見直し、生産性を向上させることを指します。
「業務効率化」と「生産性向上」も厳密には意味が異なります。生産性向上とは、より少ない資源で大きな成果を上げることを意味します。
一方、業務効率化とは無駄な業務を排除し、短い時間や少ない人員で今までと同じ成果を出すことです。その結果、業務処理量が増えて労働時間を削減できると、余った時間で新たな成果を生み出せるため生産性向上へとつながります。
つまり、生産性向上は成果の最大化が目標であり、業務効率化はそれを実現するための一手段と言えるでしょう。
以下では、業務効率化によって得られる主なメリットを4つ紹介します。
業務効率化の1つ目のメリットは、時間や人員コストの削減です。
業務効率化を図るとこれまで行っていた作業を短時間でできるようになるため、他の業務に時間を使えるようになります。人手不足に悩む企業も、業務効率化を進めることによって一人一人の作業時間を短縮化すれば、限られた人員を効果的に配置できます。その結果、残業時間を減らせるため人件費の削減が可能となるでしょう。
業務効率化の2つ目のメリットは、従業員のモチベーション向上です。
効率化により、これまで行っていた仕事をより短時間で完了できるようになることで、まず長時間労働が解消されます。これは直接的に残業時間の大幅な削減につながり、その結果、従業員の身体的負担とストレスが軽減されます。
そして、身体的・精神的な負担が減ると、従業員は仕事により前向きに取り組めるようになり、これがモチベーションの向上につながって、職場全体の雰囲気も改善されていくでしょう。
さらに、働きやすい環境と高いモチベーションは、従業員の職場に対する満足度を高める効果があります。そのため、優秀な人材の定着率が向上し、会社全体の生産性と競争力の高まりに期待できるでしょう。
業務効率化の3つ目のメリットは、属人化を防げることです。属人化とは、特定の個人のみが業務を理解し、遂行できる状態を指します。
この属人化が進むと担当者の休暇や退職時に業務に遅れが生じ、生産性の低下を招くことがあります。また、特定の従業員がいなければ作業が進まず、チーム全体の効率が大きく損なわれる恐れもあるでしょう。
効率化を通じて業務プロセスを見直すことで、これらの問題を解決できます。効率化によって、これまで1人に集中していた作業を複数の担当者で分担できれば、特定の個人に依存せず業務を滞りなく進められるようになるでしょう。
さらに、効率化された業務プロセスでは、担当者が変わっても一定の品質を維持しやすくなります。複数の目で業務を確認することで、ミスの早期発見や対処も容易になり、全体的な業務品質の向上につながります。
業務効率化の4つ目のメリットは、生産性向上による利益の増加です。
業務の効率化を図り作業時間やコストを削減して生産性を向上させれば、結果として企業の利益を拡大することが可能です。また作業時間が短縮されることで、人的リソースに余裕が生まれ、新たなプロジェクトや事業展開への取り組みを進める余力ができるため、さらなる成長も期待できるでしょう。このようなプロセスは、企業全体の競争力を強化する上でも非常に効果的です。
業務効率化には多くのメリットがありますが、実現する際にデメリットが生じることもあります。以下では、業務効率化を行う際に生じる主なデメリットを2つ紹介します。
業務効率化が引き起こす1つ目のデメリットは、業務の見直しや準備に手間がかかることです。
効率化のためには、現行の業務プロセスを徹底的に分析し、非効率な部分を特定する必要があります。これには時間と労力を要しますが、この過程で各タスクの目的と重要性を明確にすることで、長期的には大きな効果が得られます。
さらに、新しい業務プロセスを導入する際には、詳細なマニュアルの作成や社内での説明会の実施も欠かせません。これらの準備作業は一時的に負担となりますが、やるべきことを明確化することで将来的な混乱やミスを防ぎ、スムーズな移行ができるでしょう。
業務効率化による2つ目のデメリットは、新しい業務の進め方に慣れるまでに時間がかかることです。
効率化を目的として業務プロセスが変更された場合、従業員がそのシステムに完全に適応するまでには、一定の期間が必要です。この移行期間中は、一時的に生産性が低下するかもしれません。
しかし、効率化の目的と各ステップの重要性を明確に理解することで、適応期間を最小限に抑えられる可能性が高くなります。また新しいプロセスや手順の習得を支援するためのトレーニングプログラムを用意することで、スムーズな移行を促進し、生産性低下のリスクを軽減できるでしょう。
以下では、業務効率化の具体的なアイデア例を7つ解説します。
業務の進め方の中に時間の無駄と思われるものがあれば、思い切って廃止してみましょう。時間もコストもかけずに実践でき、大きな効果が出る可能性もあります。
例えば、同じメンバーでの会議が多すぎる場合は頻度を減らしてはいかがでしょうか。生産性のない会議が定例化している場合は、やめることを検討しましょう。会議時間だけでなく移動時間も削減できるため、その時間を他の生産性が高い業務に使えます。
また資料や報告書を作成しても活用されていない場合、思い切って作成をやめるのも良いでしょう。難しい場合は、現在より簡素化を検討すると負担を軽減できます。
不必要な業務を廃止する際の進め方としては、まず業務内容を洗い出して業務フローを可視化します。個別ではなく、全体の流れの中で見ると無駄な業務を見つけやすくなるでしょう。長年の慣習や前任者からの引き継ぎの中には、あまり必要性を感じられない業務が存在するかもしれません。その際は、該当業務を廃止できないか検討すると効率化を進められます。
ただし、業務の廃止に不安を感じる人や反対する人がいる場合は、進め方に注意が必要です。一度に多くの業務を廃止せず、徐々に減らしていくのが良いでしょう。
業務マニュアルを作成して社内で共有すると、誰もが同じ進め方で業務を遂行できるため、業務品質の向上や標準化が図れます。また、業務マニュアルがあれば従業員が自らスキル向上に取り組めるため、教育コストの削減にもつながります。
マニュアルは文面だけでなく図や表を使用して、読み手が理解しやすいように工夫が必要です。すでにマニュアルを作成している場合でも、最適か見直しましょう。
自社にとってどの業務が優先であるかを慎重に検討し、適切な優先順位を付けることは、業務効率化を実現する上で非常に有効です。優先順位を決める際には、各タスクの緊急度と重要度という2つの重要な軸を用いて分類し、総合的に判断しましょう。
業務に明確な優先順位を設定することで、即座に取りかかるべき重要タスクが明確になり、チーム全体の方向性が定まります。さらに、各タスクに適切な期限を設定することで時間管理が容易になり、より効率的に業務を遂行することが可能です。
業務効率化を実現するためには、現行のワークフローを詳細に分析し、無駄や非効率な要素を特定することが重要です。ワークフロー改善の具体的な方法と効果について、幾つかの重要なポイントを見ていきましょう。
まず、承認プロセスの簡素化が挙げられます。複雑な承認フローは、しばしば業務の停滞を引き起こします。この問題に対処するため、承認者の数を適切に削減したり、代理承認者の範囲を拡大したり、さらには申請プロセス全体をデジタル化することが効果的です。これらの施策により、申請から承認までの時間を大幅に短縮し、業務の流れをスムーズにすることができるでしょう。
次に、書類作成プロセスの改善も重要です。書類の差し戻しが頻繁に発生する場合、そのフォーマットや記入方法に問題がある可能性があります。この課題に対しては、明確な注意書きを追加したり具体的な記入例を提示したりして、よくある間違いについてのガイドラインを作成することが有効です。これらの改善により、記入ミスや記入漏れを減少させ、結果として差し戻しの頻度を低下させることができるでしょう。
さらに、効率化は一度で完了するものではないため、継続的な改善が不可欠です。定期的にワークフローを見直し、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れることが重要です。特に、多くの従業員が苦労している部分や頻繁にミスが発生する箇所に注目し、継続的に改善を重ねると全体の業務効率を段階的に向上させることができるでしょう。
一度業務を振り分けると、なかなか見直す機会がないかもしれません。しかし、効率性の観点から見直すことで業務効率化につながる可能性があります。
1人の担当者が行っている業務で工程ごとに独立性がある場合、それぞれの工程で担当者を振り分けた方が習熟度は上がるため、効率化が可能です。
一方、同じような業務を複数の担当者で行っている場合、1人がまとめて担当した方が業務連絡の手間を軽減できるため、効率が良くなることもあります。
ペーパーレス化は、多くの企業で業務効率を大幅に改善できる重要な施策です。手作業に頼る従来の業務プロセスは、時間がかかるだけでなく人為的ミスのリスクも高くなります。この課題に対し、ペーパーレス化は効果的な解決策となります。
例えば、請求書や会議資料などのデジタル化を推進することで、郵送にかかる手間や書類紛失のリスクを大幅に軽減できるでしょう。さらに、デジタル文書は修正や更新が容易であり、手書きの書類と比べてはるかに効率的に管理できます。
特に請求業務の電子化は、効率化を図る上で大きな効果が期待できます。郵送や物理的な文書管理が不要になれば、作業時間が格段に短くなるだけでなく、自動化によって人為的ミスも減少させることが可能です。また、電子請求書は「届いていない」「紛失した」といった問題も解消し、より確実な業務プロセスが実現するでしょう。
さらに、社内文書のクラウド保存を導入することで、情報管理・共有の効率向上が見込めます。インターネットを通じて必要な文書に即座にアクセスできるため、業務の迅速化が図れ、同時に物理的な書類保管スペースが不要になり、オフィスの有効活用にもつながります。
ITツールを導入すると、生産性の向上やコスト削減が期待できます。定型業務を自動化できるツールを導入すれば時間を節約できて、人為的ミスも低減可能です。
ITツールは勤怠管理システム、タスク管理ツール、オンライン会議ツールなど、目的によってさまざまな種類があります。導入する際は、自社に合ったものを選ぶことが大切です。導入前に実際に使ってみて「自社の課題を解決できるか」「セキュリティー面に問題がないか」などを確認しておきましょう。
なお、チャットツールを導入すれば、離れた場所にいても従業員同士コミュニケーションが取れるため、テレワークなど柔軟な働き方が可能になります。
先述の通り、社内フローを改善する際には、マニュアルの整備が必要です。マニュアルがなければ現場の混乱を招いたり、担当者が質問対応に追われたりするでしょう。
チャットボットを活用して社内DX化を推進すれば、従業員はいつでも必要な情報を得られます。しかし、チャットボットはシナリオ作成に時間を要するなど、進める際の手間を理由に導入を断念するケースもあります。
そこでおすすめなのが、AIチャットボットの「amie」です。
amieの主な特徴は次の3つです。
amieは自社の既存ドキュメントやWebサイトをそのまま活用して、チャットボットを作成します。チャットボットを導入する際に必要な、手間のかかるシナリオ作成や学習データの整形が必要ありません。Webサイトを更新すれば、チャットボットが自動学習するため、メンテナンスも楽に行えます。
また、あいまいな情報からでもAIが予測して優先順位を自動で判断し、候補を複数提案するため、欲しい情報をスムーズに見つけられます。その際は文章だけでなく、サムネイルの画像で表示する機能があるため、探している情報を直感的に見つけられることもamieの特徴です。
amieはAIが回答を自動生成するのではなく、学習した内容をそのまま回答として出すため、正答率よりもユーザーの悩み解決を重視しています。
なお、amineは既存データを活用して事前準備ができるため、スピーディーに導入可能です。業務効率化にチャットボットamieを活用してはいかがでしょうか。
業務効率化の進め方は、まず現状の課題を明確にして洗い出すことが重要です。作業効率を下げている原因が分かったら、具体的な解決方法を検討して取り組みましょう。取り組んだ後は、効果の検証や見直しも必要です。
業務効率化のアイデアには、時間やコストをかけずにすぐ取り組めるものもあります。紹介したアイデアの中に自社で取り組めそうなものがあれば、さっそく実践してみましょう。
AIチャットボット amieも業務効率化に貢献します。社内マニュアルが整備されていないと、社内の問い合わせに時間が取られ、本来の業務に集中できないこともあるでしょう。
社内マニュアルの整備にAIチャットボット amieを利用すれば、欲しい情報に誰でも簡単にアクセスできるようになります。
AIチャットボット amieは社内の既存ドキュメントやWebサイトを学習データに使用できるため、他のチャットボットに比べると事前準備にかかる時間を大幅に短縮し、スピーディーに始められます。情報の追加や更新も自動学習が可能なのでメンテナンスも楽です。
これまで多くの企業に利用していただいている実績があり、導入から運用までの専任のサポートチームがしっかりサポートします。
業務効率化に役立つAIチャットボットamieに興味を持たれた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
